Comment InterFulfillment aide les athlètes d’Équipe Canada à célébrer un moment marquant de leur parcours olympique
La période précédant les Jeux olympiques peut être un véritable tourbillon.
Pour les athlètes, la pression est immense alors qu’ils s’efforcent d’obtenir les résultats nécessaires pour décrocher une place au sein d’Équipe Canada.
Parallèlement en coulisses, un travail intense de planification et de coordination est mené pour s’assurer que lorsque les athlètes sont officiellement sélectionnés pour les Jeux, ils puissent bénéficier de tout ce qui accompagne l’annonce de leur nomination dans l’équipe.
Il s’agit d’une étape marquante et digne d’être célébrée qui ne serait pas possible sans l’engagement actif d’InterFullfilment, partenaire officiel de logistique d’exécution de commandes d’Équipe Canada.
« La préparation des commandes pour les Jeux olympiques ne laisse pratiquement aucune place à l’erreur, ce qui en fait l’une des opérations les plus complexes sur le plan logistique et les plus exigeantes en matière de délais qu’InterFulfillment gère », a déclaré Derek Antram, directeur général d’InterFulfillment.
« La fiabilité d’InterFulfillment est un élément essentiel à l’expérience [de la sélection dans l’équipe d’Équipe Canada], a expliqué Hayley Wyatt, coordonnatrice au sein de l’équipe des Jeux du Comité olympique canadien (COC). Le fait d’avoir les vêtements sur place au bon endroit et au bon moment rend cette expérience significative pour l’athlète, une expérience qu’il peut voir, toucher et dont il se souviendra comme étant le moment précis où il a rejoint Équipe Canada. »
InterFulfillment est officiellement devenue partenaire du COC en 2022, bien que la relation de l’entreprise avec Équipe Canada a commencé trois ans plus tôt. Depuis ce temps, InterFulfillment s’est familiarisée avec les défis uniques qui accompagnent chaque édition des Jeux olympiques.
« Le plus grand défi consiste à gérer des échéances changeantes et impossibles à repousser, dictées par l’imprévisibilité totale des calendriers de qualification des athlètes, a déclaré Adayra Lopez, vice-présidente des ventes chez InterFulfillment. Contrairement aux clients commerciaux habituels qui suivent des calendriers promotionnels prévisibles, les échéanciers olympiques dépendent de la confirmation définitive des équipes qui peut survenir à la toute dernière minute. »
Cela s’explique non seulement par le déroulement naturel du processus de qualification olympique, mais également par l’incidence d’imprévus comme les blessures.
Chaque sport a sa propre période de qualification et sa propre méthode de sélection des athlètes qui composeront l’équipe olympique. Selon leurs performances antérieures, certains athlètes sont plus assurés que d’autres de leur sélection potentielle, particulièrement lorsque la qualification repose sur un classement cumulatif.
Mais il existe des sports où une compétition spécifique joue un rôle décisif et où tout peut arriver.
« Dès que les résultats des essais finaux sont vérifiés, nos responsables de comptes et de projets interviennent immédiatement pour transformer ces données brutes en un plan d’exécution concret », a ajouté Lopez.
Afin d’assurer une coordination aussi fluide que possible, un calendrier de traitement des commandes est établi en fonction des dates et des lieux d’annonce de chaque équipe olympique. Cette planification tient compte des délais d’acheminement nécessaires vers les différentes destinations, tant au Canada qu’à l’étranger.
En préparation des Jeux olympiques d’hiver de Milano Cortina 2026, les trousses destinées à l’annonce des équipes de curling devaient être acheminés à Halifax. Les trousses du patinage artistique et du patinage de vitesse sur courte piste devaient respectivement se rendre à Gatineau au Québec et à Montréal. Les trousses pour le patinage de vitesse sur longue piste devaient être réparties entre les villes de Québec et Calgary. Les trousses pour le bobsleigh et le skeleton devaient également être livrées à Calgary alors que celles destinées aux athlètes de slopestyle et big air en snowboard devaient être expédiées à Whistler, en Colombie-Britannique.
Ces livraisons concernaient des évènements d’annonce d’équipe en personne. Pour les athlètes d’autres sports comme le ski alpin ou le saut à ski, les trousses devaient plutôt être expédiées directement en Europe, où les athlètes participaient à leurs circuits internationaux avant de se rendre aux Jeux.
À mesure que les noms des athlètes étaient confirmés, Wyatt transmettait à InterFulfillment toutes les informations nécessaires, notamment la taille des vêtements, la date et l’adresse de livraison ainsi que la liste des articles à préparer et à emballer pour chaque membre de l’équipe olympique.
« L’ampleur et la portée du programme d’annonce des équipes ont connu une croissance exponentielle. Ce que je pouvais autrefois gérer de façon autonome serait tout simplement impossible aujourd’hui, a dit Wyatt. Le partenariat [avec InterFulfillment] me permet de me concentrer des objectifs plus larges des annonces d’équipes, tout en sachant que les aspects opérationnels sont entre de bonnes mains. »
En raison d’échéances incontournables, tout ce qui a trait à l’annonce d’une équipe se déroule à un rythme très soutenu. Par exemple, l’annonce de l’équipe de patinage artistique a eu lieu le jour même de la clôture des championnats nationaux. Il s’agissait de l’une des 12 annonces d’équipes ayant eu lieu en janvier, incluant huit en l’espace d’une semaine.
Pour faciliter la gestion de cet afflux important, InterFulfillment augmente ses effectifs durant les périodes de pointe et dispose de plans d’urgence pour parer aux imprévus telles que les perturbations dans les transports. Le processus de traitement des commandes comprend également plusieurs contrôles d’assurance qualité.
« Notre logiciel de gestion d’entrepôt intègre un processus de vérification en deux étapes qui réduit presque à néant les risques d’erreurs lors de la préparation et de l’emballage des commandes. Au cours de ce processus, chaque article de chaque trousse est numérisé et vérifié une première fois lors de la phase de préparation et une deuxième fois lorsqu’un autre membre de l’équipe procède à l’emballage. Ce deuxième intervenant ajoute une paire de yeux, offrant ainsi un niveau de contrôle supplémentaire », a expliqué Scott Kelly, coordinateur du contrôle des inventaires et des projets chez InterFulfillment. »
Au total, 377 trousses d’annonce d’équipe ont été préparées, emballées et expédiées avec succès par InterFulfillment à l’intention des 207 athlètes sélectionnés ainsi que des 170 entraîneurs et membres du personnel de soutien. Même que ces trousses différaient selon les destinataires, les athlètes recevant 17 articles contre 12 pour les membres du personnel. Une attention particulière aux détails était primordiale.
« Lorsque les annonces de sélection pour Équipe Canada se succèdent rapidement aux quatre coins du pays, notre rôle est de veiller à ce que chaque trousse arrive exactement là où elle doit être livrée et au moment requis. Nous y parvenons grâce à une planification rigoureuse, à une coordination en temps réel et un processus de traitement des commandes conçu pour être à la fois rapide et précis », a déclaré Antram.
Pour les employés d’InterFulfillment qui travaillent sans relâche dans l’ombre, soutenir Équipe Canada est « une source de fierté », affirme Kelly. « Savoir que notre contribution permet d’acheminer les vêtements des athlètes afin qu’ils puissent afficher les couleurs de notre pays sur la scène mondiale. »
Antram ajoute : « Ce partenariat représente bien plus qu’une réussite logistique. C’est une véritable source de fierté nationale pour l’ensemble de notre organisation. »
« Il s’agit d’une relation étroite et fondée sur une collaboration exceptionnelle. Je travaille constamment avec la même équipe, ce qui signifie que je les connais par leur nom et que je peux simplement prendre le téléphone pour communiquer directement avec eux au besoin, explique Wyatt. On a moins l’impression de travailler avec un fournisseur externe que de compter sur une équipe de confiance et sur un véritable partenariat pour mener le projet jusqu’au bout. »
