Déclaration de la présidente du COC Tricia Smith – Téléconférence médiatique
Veuillez trouver ci-dessous la déclaration prononcée par la présidente du Comité olympique canadien, Tricia Smith, lors de la téléconférence médiatique du 13 janvier 2016.
La version livrée a préséance
Bon après-midi et merci de vous joindre à nous aujourd’hui.
La semaine dernière, j’ai reçu le rapport de l’examen indépendant mené par Rubin Thomlinson. Ce rapport est exhaustif, approfondi, professionnel et plutôt sévère – je dois l’admettre. Il intègre les résultats de plus de 100 entrevues réalisées au cours d’une période de trois mois auprès d’employés actuels et d’anciens employés du COC, ainsi que d’autres personnes. J’ai étudié ce document avec les membres du conseil d’administration, vendredi. J’ai recommandé, et le conseil a convenu à l’unanimité, d’accepter et de mettre en œuvre l’ensemble des recommandations qui y sont formulées.
Le sommaire du rapport montre clairement que le conseil d’administration et l’équipe de direction auraient pu faire davantage. Je tiens à présenter sincèrement nos excuses. Nous assumons tous ce manquement et nous en sommes navrés. Nous avons laissé tomber nos employés.
Comme nous l’avons promis en septembre dernier en lançant le processus d’examen, nous rendons publics le rapport sommaire ainsi que les conclusions et recommandations qui s’en dégagent. Tous les participants à l’examen indépendant ont accepté de contribuer au processus de façon anonyme, et nous honorons la promesse que nous leur avons faite à cet égard. Nous avons aussi partagé le rapport sommaire avec le personnel du COC, les FNS, nos partenaires, nos athlètes et entraîneurs, et nous l’avons affiché sur notre site Web à Olympique.ca. J’ai discuté avec beaucoup de nos intervenants plus tôt aujourd’hui pour les informer en premier, à titre de partenaires, du travail que nous avons entrepris.
Qu’avons-nous appris de ce qui s’est produit? L’examen a fait ressortir trois enjeux globaux. Un problème de leadership, un manque de clarté au sein de notre structure de gouvernance, et une lacune sur le plan des systèmes et processus de ressources humaines.
Le rapport indique un manque de clarté quant au rôle et au pouvoir du conseil d’administration par rapport au rôle et au pouvoir de l’ancien président. Ce manque de clarté a permis à l’ancien président d’exercer un contrôle significatif, ce qui a donné lieu à une culture au sein de laquelle les gens ne croyaient pas qu’ils avaient la capacité de changer les choses.
Fait important, il n’existait aucun mécanisme pour permettre aux gens de soulever leurs préoccupations, autre que par la voie de la plainte officielle.
Je me suis portée candidate à l’élection en novembre, forte d’une plateforme axée sur le changement. Je suis persuadée que je suis saurai guider notre organisation vers un avenir meilleur et grâce à ces changements, permettre à notre organisation d’atteindre son plein potentiel. Dans cette perspective, nous possédons maintenant un tracé qui nous aidera à y arriver.
Avant d’aborder les conclusions et recommandations de l’examen indépendant, je désire prendre un moment pour remercier nos employés du COC et souligner le travail extraordinaire qu’ils font, jour après jour, pour nos athlètes et entraîneurs. Ils forment la pierre angulaire d’Équipe Canada. Au cours des derniers mois, ils ont continué à faire preuve d’un dévouement extrême et du plus grand professionnalisme qui soit. Je sais combien cette situation a été difficile pour chacun d’entre eux, et j’en suis sincèrement navrée. C’est pourquoi nous faisons en sorte qu’ils aient tout notre soutien et toutes les ressources nécessaires pour les aider à surmonter la situation.
Si cette expérience nous apprend des leçons pénibles, elle nous montre aussi la voie vers un avenir meilleur reposant sur des processus améliorés et appropriés qui permettront de régler les préoccupations de quiconque, et ce, maintenant et à l’avenir.
Je tiens à nouveau à remercier la partie plaignante, avec qui j’ai été en contact tout au long de ce processus. Cette personne appuie entièrement les recommandations du rapport, le fait qu’elles aient toutes été acceptées par le conseil, et les mesures que je prends aujourd’hui. Je suis heureuse d’annoncer que la partie plaignante reviendra au travail. Il lui a fallu être très brave pour dénoncer la situation, et son courage extraordinaire aura été pour nous un véritable catalyseur de changement.
Le harcèlement sous toutes ses formes est inacceptable. Nous n’en voulons pas dans notre milieu de travail et notre communauté. En ma qualité de présidente du COC, je dirigerai la mise en œuvre des changements qui s’imposent afin que nous honorions notre engagement, qui consiste à offrir un environnement sain où tout le monde est en sécurité. Tout le monde au COC tirera des leçons de cette expérience. Nous nous assurerons que chaque employé, chaque cadre et chaque membre du conseil du COC comprennent exactement ce qui constitue du harcèlement, quel devoir de diligence incombe à chacun, et ce qui doit se produire si des limites sont transgressées. Nous devons nous imposer une plus grande rigueur, et nous sommes résolus à le faire. Nous avons maintenant le plan qui nous permettra d’y arriver.
Comme vous le savez, une enquête a été ouverte, le 26 septembre dernier, en vertu de notre politique sur le harcèlement, puis elle a été stoppée quatre jours plus tard, avec le consentement de la partie plaignante, lorsque l’ancien président a démissionné de ses fonctions.
Nous savions toutefois qu’il nous fallait faire plus, c’est pourquoi cet examen externe a été immédiatement entrepris, et ses modalités ont été rendues publiques le 6 octobre 2015. Le but de cet examen consistait à prendre le pouls de l’organisation et de recueillir de l’information subjective sur les expériences des participants. L’examen mené au COC visait donc à recueillir de l’information et des documents, analyser le matériel et en dégager des conclusions afin d’apporter les changements nécessaires pour régler les problèmes cernés. L’examen entrepris au COC visait à favoriser une transformation institutionnelle de manière à améliorer le fonctionnement de notre organisation et tracer la voie d’un avenir meilleur.
Permettez-moi maintenant d’aborder les huit recommandations émanant de l’examen externe, que nous mettrons toutes en œuvre. Vous avez déjà le sommaire du rapport, mais je passerai en revue certains des changements que nous apporterons :
- Améliorations afin de renforcer de façon significative les politiques actuelles :
- Une disposition énonçant le « devoir de signaler » et un mécanisme clair à cette fin.
- Un mécanisme ne nécessitant pas de s’adresser au chef de la direction ou à la présidente pour déposer une plainte, ce qui facilitera les choses aux employés qui souhaitent mettre un problème en lumière.
- Un nouveau mécanisme permettant de déposer sa plainte à une autre personne que celle visée par la plainte, le cas échéant.
- Formation :
- Un programme de formation obligatoire pour faire en sorte que tous les membres du personnel et du conseil d’administration comprennent bien la politique et les actes qui constituent du harcèlement et de l’intimidation.
- Le déploiement de cette formation aux personnes de l’extérieur qui jouent un rôle auprès du COC afin qu’elles se familiarisent avec la politique et sachent comment signaler leurs préoccupations, le cas échéant.
- Nomination d’une personne chargée de la mise en œuvre et de l’administration de la politique
- Renforcement des systèmes de tenue de dossiers, y compris les mesures suivantes :
- La mise en place d’un système qui permet de s’assurer que tout problème soulevé aux RH, à la direction du COC ou au conseil d’administration est consigné aux dossiers.
- La mise en place d’un système qui comporte des étapes précises pour faire en sorte que les problèmes soulevés sont traités et résolus.
- La mise en place d’un système qui assure la conservation systématique des documents signés et permet de confirmer que les politiques pertinentes ont été lues et comprises, et que la formation nécessaire a été suivie.
- Mise en place d’un système par lequel les gens peuvent formuler leurs plaintes sous le couvert de l’anonymat.
- Mise en place d’une personne-ressource indépendante à qui les gens peuvent s’adresser pour soulever leurs préoccupations, comme notre commissaire à l’éthique.
- Importance accrue accordée au « respect » et au « bien-être » à titre de valeurs fondamentales du COC pour les employés.
- Enfin, en ce qui concerne notre propre obligation de rendre des comptes :
- Faire en sorte que les employés connaissent notre politique sur la protection des dénonciateurs et notre mécanisme efficace permettant de déposer une plainte sous le couvert de l’anonymat.
- Continuer d’utiliser les sondages, examens et autres outils appropriés pour recueillir les points de vue des employés.
- Surveiller la culture et confirmer l’efficacité de l’administration et de l’application des politiques.
À titre de mesure supplémentaire en ce qui a trait à notre obligation de rendre compte, et en plus de l’examen du lieu de travail, nous avons retenu les services de Watson Inc., une firme d’experts en matière de gouvernance qui travaillera de concert avec Rubin Thomlinson pour réaliser un examen complet de la gouvernance. Cet examen a donné lieu aux recommandations énoncées dans le rapport, lesquelles ont toutes été acceptées par le conseil. Ces recommandations sont les suivantes :
- La nécessité d’une référence explicite dans la structure de la gouvernance du COC pour une surveillance, par le conseil d’administration, des ressources humaines et de l’environnement de travail.
- L’établissement d’une approche cohérente sur les normes de conduite et, plus précisément, sur les normes applicables aux administrateurs et dirigeants.
- La nécessité d’un mécanisme plus explicite à l’intérieur de la politique du COC, permettant aux gens de partager ou d’exprimer leurs préoccupations au conseil d’administration, quant aux comportements d’administrateurs, autrement que par le dépôt d’une plainte formelle, comme le prévoit la politique.
- L’augmentation de la clarté de la structure de gouvernance du COC entre le rôle et le pouvoir du conseil d’administration, d’une part, et le pouvoir de la personne qui occupe la présidence, d’autre part, afin d’éviter que cette personne n’exerce un pouvoir et un contrôle significatif.
La portion de l’examen touchant à la gouvernance se limitait aux questions à l’étude. Ce processus a cependant révélé la nécessité de mener un examen plus approfondi sur la gouvernance. Par conséquent, le conseil d’administration a accepté ma recommandation visant à embaucher immédiatement un secrétaire spécialisé en matière de gouvernance qui offrira à temps plein son expertise en matière de gouvernance et encadrera un examen complet de la structure de gouvernance du COC. Ce secrétaire spécialisé relèvera du chef de la direction et du conseil d’administration, et il sera chargé d’éclairer et de soutenir la mise en œuvre de ces recommandations.
Enfin, l’examen réalisé a aussi démontré qu’il nous fallait rehausser notre expertise en matière de gestion des ressources humaines. Le conseil a avalisé ma recommandation visant à embaucher un cadre supérieur pour assurer la direction des ressources humaines, et cette recherche est déjà en cours.
Grâce à un nouveau leadership, aux changements qui découleront de l’examen indépendant et à l’arrivée de spécialistes en matière de gouvernance et d’une expertise en ressources humaines, nous avons la certitude d’être sur la bonne voie pour l’avenir. Au cours des quatre derniers mois, nous avons déjà observé des changements positifs. J’ai personnellement observé ces améliorations, elles ont été mentionnées dans le rapport, et le personnel m’en a parlé directement.
Par conséquent, j’ai recommandé à notre conseil de maintenir en poste Chris Overholt à titre de chef de la direction, ce que le conseil a approuvé à l’unanimité. Nous avons aussi créé un groupe de travail que je dirigerai et auquel siégeront également Richard Pound, Gordon Peterson et Therese Brisson pour épauler le chef de la direction dans la mise en œuvre des recommandations du rapport.
Je peux vous assurer que les choses se feront différemment à l’avenir. Tout le monde aura des comptes à rendre, Chris et moi y compris. Nous nous assurerons que tout le monde s’engage à 100 % à l’égard de cette nouvelle culture d’entreprise et assume entièrement ses responsabilités vis-à-vis des nouvelles politiques – et nous aurons maintenant des façons de savoir si nous ne répondons pas à cette exigence. Nous voulons que notre organisation soit une des meilleures en son genre dans le monde, un endroit où nos employés savent qu’ils peuvent s’épanouir et atteindre leur plein potentiel, mais pas à n’importe quel prix. Je crois que le nouveau leadership et les changements que nous nous engageons à apporter permettront à notre organisation de s’épanouir et de réaliser tout son potentiel.
J’ai choisi d’être candidate à la présidence du COC, et j’ai été élue à ce poste par une très forte majorité de membres de la communauté sportive, un vote de confiance indéniable, et le mandat qu’on m’a confié est clair : amener le changement au COC afin de revenir à nos valeurs fondamentales.
Nous savons qu’il faudra du temps pour rebâtir la confiance. Nous savons aussi que nous devons gagner cette confiance. Et nous y arriverons.
Je répondrai maintenant à vos questions.