Réceptionniste et administrateur(trice) du bureau de Toronto

Contribuez au développement et au rayonnement d’une marque nationale. Le Comité olympique canadien (COC) est un organisme national privé, sans but lucratif, voué à l’excellence du sport de haut niveau. Le COC est le plus important organisme privé soutenant financièrement le sport de haut niveau au Canada, et il est responsable de tous les aspects de la participation du Canada au Mouvement olympique, y compris les Jeux olympiques et les Jeux panaméricains.

Relevant de la gestionnaire du bureau de Toronto et adjointe exécutive du chef de la direction et secrétaire général, le ou la réceptionniste et l’administrateur(trice) de bureau (coordonnateur(trice)) fera partie intégrante de la représentation du Comité olympique canadien (COC) auprès du public à titre de premier point de contact en offrant un niveau élevé de service à la clientèle en temps opportun aux appelants et aux invités et en appuyant les exigences administratives et générales du bureau de Toronto.

LIEU DU CONTRAT :

Le ou la titulaire du poste sera basé(e) aux bureaux du COC à Toronto, situés au 250 Yonge St. Suite 3000.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

Réception

  • Agir comme premier point de contact pour tous les visiteurs entrants; accueillir les visiteurs, informer les employés des arrivées d’invités et suivre tous les processus pour les visiteurs au bureau
  • Répondre à tous les appels entrants : transférer les appels au membre approprié de l’équipe et/ou répondre aux demandes de renseignements, au besoin

Administration du bureau (ou coordination)

  • Travailler en collaboration avec le ou la réceptionniste de Montréal pour assurer une communication transparente et efficace entre les bureaux
  • Participer à l’embauche et à la gestion de tiers entrepreneurs (peintres, déménageurs, etc.)
  • Travailler avec la direction de l’immeuble pour maintenir un environnement de travail propre, fonctionnel et sécuritaire pour tout le personnel
  • Gérer toutes les procédures opérationnelles du bureau (soutenir les besoins en audiovisuel, etc.) et prévoir où des changements positifs et des gains d’efficacité opérationnelle peuvent être réalisés
  • Responsable des tâches légères d’entretien du bureau (arroser les plantes, s’assurer de la propreté de la cuisine, filtres à eau, etc.)
  • Coordonner les réservations de salles de conférence pour les clients/associations internes et externes, les besoins de traiteur, l’aménagement des salles, les exigences techniques et la logistique des réunions au besoin
  • Préparer des rapports et des bilans financiers et réconcilier toutes les dépenses de bureau (Staples, Wheels, taxis, Purolator, etc.)
  • Acheminement et classement de divers documents
  • Rédiger et relire la correspondance à l’échelle du bureau
  • Mettre à jour la liste du répertoire du personnel au besoin
  • Aider les RH et le ou la directeur(trice) des technologies de l’information dans le processus d’intégration et de cessation d’emploi des employés (cartes professionnelles, nouvel espace bureau, activation de la clé du bâtiment, etc.)
  • Préparer le courrier sortant, les colis de messagerie et la poste tous les jours
  • Recevoir, ouvrir et distribuer (facturation et codage au besoin) les colis et le courrier de messagerie entrants
  • Surveiller, commander et entretenir toutes les fournitures de bureau et les fournitures propres à un service (papier, encre, etc.)
  • Superviser l’entretien de l’équipement de bureau et s’assurer que l’équipement est fonctionnel en tout temps (imprimantes, machines à affranchir, etc.)
  • Superviser l’entretien, les fournitures et les besoins opérationnels de toutes les aires communes, y compris la réception, les salles de réunion, les salles de production et les cuisines (lave-vaisselle, café frais, vaisselle, etc.), y compris les besoins quotidiens; et que chaque aire commune soit propre et en bon état, en tout temps
  • Coordonner les réservations de salles de conférence, les besoins de traiteur, l’aménagement des salles et la logistique des réunions au besoin
  • Aider à la gestion de tout l’entreposage du bureau
  • Acheter et fournir des aliments sains pour chaque déjeuner du lundi matin

Autres

  • Offrir un soutien administratif à la gestionnaire du bureau de Toronto et adjointe exécutive du chef de la direction et secrétaire général, au besoin
  • Participer aux réunions d’administration/coordination, comme prévu
  • Fournir un soutien administratif général aux membres de la haute direction, y compris la préparation des fusions de correspondance, la coordination des invitations aux événements, la mise à jour des listes de contacts, le traitement des envois postaux et la tenue de dossiers
  • Gérer les projets de façon autonome ou aider à leur réalisation, le cas échéant, et fournir au ou à la directeur(trice), Technologie de l’information des mises à jour sur l’état d’avancement, au besoin

QUALIFICATIONS ET APTITUDES ESSENTIELLES :

Éducation et expérience

  • Deux ou trois années d’expérience dans une fonction administrative
  • Diplôme d’études collégiales de préférence

Compétences et habiletés

  • Entièrement bilingue en français et en anglais. Autres langues un atout
  • Posséder d’excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication
  • Un accueil téléphonique agréable et professionnel
  • Souci de l’étiquette et de la confidentialité en affaires 
  • Excellente capacité à travailler dans un environnement d’équipe solide
  • Faire preuve de flexibilité, d’initiative et d’une grande attention aux détails
  • Une personne proactive avec une forte motivation à prendre de multiples initiatives avec la capacité de s’adapter aux priorités changeantes et aux échéances concurrentes
  • Capacité de s’épanouir dans un environnement créatif et dynamique tout en conservant une attitude positive
  • Gérer efficacement le temps, établir l’ordre de priorité des charges de travail et des horaires
  • Solides compétences techniques, notamment: Microsoft Word, Excel, Outlook, Power Point sont indispensables
  • Connaissance et enthousiasme à l’égard du sport au Canada, un atout
  • Sens de l’humour apprécié
  • Démonstration et représentation des valeurs du COC, notamment la Responsabilité, l’Excellence, la Passion, le Respect et le courage

RÉMUNÉRATION :

Salaire concurrentiel reposant sur l’expérience et excellent ensemble d’avantages sociaux.

POUR POSTULER :

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ accompagné d’une lettre de présentation au plus tard le 2 août 2021 à dotation@olympique.ca, en indiquant le titre du poste dans l’objet du courriel. Nous vous prions de ne pas téléphoner. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui auront été choisis pour une entrevue.

Le COC est engagé à garantir que nos processus de recrutement et de sélection ainsi que notre environnement de travail sont inclusifs et libres d’obstacles. Au COC, nous célébrons et saluons la diversité de tous les employés et nous croyons que le fait d’avoir une équipe de personnes avec des origines, des expériences et des points de vue différents ainsi qu’une capacité à travailler ensemble rend notre organisation plus forte et meilleure.

Des arrangements sont possibles sur demande pour les personnes qui participent à toutes les étapes de nos processus de recrutement et de sélection. Veuillez aviser le ou la recruteur(e) pour vous assurer que vos besoins d’accessibilité découlant d’un handicap soient pris en compte. Les renseignements reçus relativement aux arrangements seront traités en toute confidentialité.