Coordonnateur(trice), Personnes et culture

Contribuez au développement et au rayonnement d’une marque nationale. Le Comité olympique canadien (COC) est un organisme national privé, sans but lucratif, voué à l’excellence du sport de haut niveau. Le COC est le plus important organisme privé soutenant financièrement le sport de haut niveau au Canada, et il est responsable de tous les aspects de la participation du Canada au Mouvement olympique, y compris les Jeux olympiques et les Jeux panaméricains.

Relevant du (de la) gestionnaire, personnes et culture, le coordonnateur ou la coordonnatrice, Personnes et culture (P&C) joue un rôle intégral dans l’équipe des P&C et est responsable de fournir des services de première ligne en matière de ressources humaines aux dirigeants et au personnel du COC, de répondre aux demandes relatives à l’administration et d’apporter des solutions, de formuler des conseils ou de les transmettre aux échelons supérieurs, s’il y a lieu. La personne qui occupe ce poste effectuera des tâches variées liées à l’administration et à la coordination des programmes P&C et contribuera aussi à différents projets et initiatives de l’équipe des P&C.

LIEU DU POSTE

Le ou la titulaire du poste sera basé(e) dans un des bureaux du COC (à Toronto, au 250, rue Yonge, Suite 3000 ou à Montréal, au 500, boul. René-Lévesque O.). Le COC offre un modèle de travail hybride qui permet jusqu’à deux jours de travail à distance par semaine.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Administration pour l’équipe des Personnes et culture

  • Appuyer l’équipe des P&C dans les tâches de recrutement, notamment l’affichage de postes, la présélection des candidats, la vérification des références et la rédaction des contrats d’emploi.
  • Coordonner l’accueil et l’intégration de tous les nouveaux employés (avant la date d’entrée en fonction et à leur première journée en poste), notamment en animant l’étape d’orientation des P&C.
  • Exécuter le cycle complet de recrutement pour les postes de niveau débutant, au besoin.
  • Coordonner le programme de stages du COC, notamment :
    • Établir et maintenir des relations avec les collèges et les universités qui ont des programmes de stage répondant aux besoins du COC;
    • Diriger le processus de recrutement, y compris la préparation et l’affichage des descriptions de poste de stagiaire, la présélection et l’établissement d’une liste de candidats finalistes; diriger les entrevues téléphoniques de présélection, coordonner les entrevues;
    • Préparer et distribuer les contrats de stage et le matériel d’accueil et d’intégration;
    • Diriger le processus d’accueil et d’intégration des stagiaires et veiller à ce que ces derniers se sentent impliqués et soutenus pendant toute la durée de leur mandat;
    • Mener les entrevues de mi-mandat et de départ des stagiaires et formuler des recommandations au besoin.
  • Appuyer l’équipe des P&C sur des projets et des initiatives, au besoin.
  • Soutenir l’équipe des P&C dans la gestion les cycles annuels de gestion de la performance et d’évaluation de la rémunération, y compris la préparation et la distribution des lettres aux employés, la collecte et le classement des documents relatifs à la gestion du rendement et répondre aux questions des employés.
  • Diriger le comité social du COC, responsable d’organiser une variété d’activités sociales et amusantes pour le personnel du COC.
  • Coordonner et tenir à jour les organigrammes.

Administration du personnel

  • Ouvrir et tenir à jour les dossiers des employés et tenir à jour les données des employés dans le système d’information des employés (ADP).
  • Surveiller et tenir à jour les dossiers de présence et d’absence (surveillance d’ADP et de tous les congés).
  • Surveiller les renseignements de formation des employés, ainsi que leur acceptation de politiques et la satisfaction d’autres exigences de conformité.
  • Coordonner les programmes de formation et les événements d’engagement du personnel.

Administration de la paie et des avantages sociaux

  • Agir comme premier point de contact en cas de question sur la paie et les avantages sociaux.
  • Veiller à l’exactitude et à la préparation, en temps opportun, de tous les documents relatifs aux nouveaux employés ou aux changements de poste, et les soumettre au service des Finances en respectant les cycles réguliers de la paie et assurer la liaison avec d’autres départements au besoin (TI, gestion des bureaux).
  • Apporter son aide aux fonctions d’administration de la paie et des avantages sociaux, au besoin.

Administration générale

  • Être responsable des indicateurs mensuels des P&C (c.-à-d. le Tableau de bord des P&C)
  • Tenir à jour le calendrier des événements de l’équipe des P&C (c.-à-d. formation, rencontres de discussion, retraite du personnel, etc.).
  • Offrir un soutien relativement à la gestion de calendrier de la chef des Personnes et de la culture et autres tâches administratives mineures.
  • Gérer le courrier et les courriels entrants dans la boîte de courriel du recrutement des P&C.
  • Rédiger la correspondance, des communications internes, des présentations, des rapports, des horaires, des réunions et des documents confidentiels. 
  • Formuler les méthodes pour améliorer les politiques, les procédures et les pratiques d’emploi.
  • Préparer et traiter les factures pour approbation.
  • Assurer la correspondance avec les agences et les fournisseurs, conformément aux instructions.
  • Veiller au maintien strict de la confidentialité dans l’exécution des fonctions liées au poste.
  • Autres tâches, sur demande.

QUALIFICATIONS ET APTITUDES ESSENTIELLES

Éducation et expérience

  • Baccalauréat ou diplôme collégial dans un domaine relatif à la gestion des ressources humaines
  • Titre de conseiller en ressources humaines agréé (CRHA), ou titre de CRHA en voie d’obtention, un atout
  • Une à trois années d’expérience préalable en administration dans un département de ressources humaines

Compétences et habiletés

  • Sens éprouvé de l’organisation, compétences en gestion du temps et capacité à respecter des échéanciers variés et souvent serrés et à équilibrer des intervenants et programmes concurrents
  • Compréhension de la nécessité de planifier, d’aller jusqu’au bout et d’effectuer des suivis
  • Intégrité à toute épreuve
  • Souci du détail et de l’exactitude
  • Excellentes compétences en services à la clientèle et en relations interpersonnelles; capacité à composer avec des employés et des gestionnaires à tous les échelons ainsi qu’avec les partenaires et intervenants externes
  • Excellentes habiletés en communication verbale et écrite
  • Personne axée sur les résultats, ayant un sens aigu de l’urgence, capable de travailler avec les autres membres du personnel et les intervenants, au besoin, et qui fait preuve d’une attitude gagnante
  • Pensée critique combinée au sens commun
  • Capacité d’adaptation et souplesse; désir d’apprendre et de partager ses opinions
  • Capacité à travailler efficacement en équipe aussi bien que de façon autonome
  • Maîtrise des logiciels et applications de l’environnement Windows
  • Enthousiasme pour le sport amateur et sens de l’humour sain
  • Bilinguisme (anglais/français), un atout important
  • Démontre et incarne les valeurs du COC : responsabilité, excellence, plaisir, respect et courage

RÉMUNÉRATION

Salaire concurrentiel reposant sur l’expérience et excellent ensemble d’avantages sociaux.

POUR POSTULER

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ accompagné d’une lettre de présentation au plus tard le 29 mai 2022 à dotation@olympique.ca, en indiquant le titre du poste dans l’objet du courriel. Nous vous prions de ne pas téléphoner. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui auront été choisis pour une entrevue.

Le COC est engagé à garantir que nos processus de recrutement et de sélection ainsi que notre environnement de travail sont inclusifs et libres d’obstacles. Au COC, nous célébrons et saluons la diversité de tous les employés et nous croyons que le fait d’avoir une équipe de personnes avec des origines, des expériences et des points de vue différents ainsi qu’une capacité à travailler ensemble rend notre organisation plus forte et meilleure.

Comme condition d’emploi et afin ‘assurer la santé et la sécurité des employés du Comité olympique canadien, les candidats retenus devront accepter de confirmer et de produire une preuve de vaccination contre la COVID-19. Cette condition d’emploi est sujette à tout arrangement requis en vertu des lois sur les droits de la personne, notamment les besoins religieux, un handicap ou toute autre raison protégée conformément aux droits de la personne.

Des arrangements sont possibles sur demande pour les personnes qui participent à toutes les étapes de nos processus de recrutement et de sélection. Veuillez aviser le ou la recruteur(e) pour vous assurer que vos besoins d’accessibilité découlant d’un handicap soient pris en compte. Les renseignements reçus relativement aux arrangements seront traités en toute confidentialité.