Contribuez au développement et au rayonnement d’une marque nationale. Le Comité olympique canadien (COC) est un organisme national privé, sans but lucratif, voué à l’excellence du sport de haut niveau. Le COC est le plus important organisme privé soutenant financièrement le sport de haut niveau au Canada, et il est responsable de tous les aspects de la participation du Canada au Mouvement olympique, y compris les Jeux olympiques et les Jeux panaméricains.

Relevant de la présidente du Comité olympique canadien (COC) et établi(e) à Vancouver, en Colombie-Britannique, l’adjoint exécutif ou l’adjointe exécutive assure un soutien à la présidente pour toutes les activités professionnelles et de bénévolat afin de permettre à la présidente de s’acquitter correctement de la fonction bénévole de présidente du COC et de ses responsabilités professionnelles.

Les principales responsabilités comprennent le soutien et la coordination pour toutes les activités de la présidente liées au Comité olympique canadien (COC), au Comité international olympique (CIO), au Conseil international de l’arbitrage en matière de sport (CIAS), ainsi qu’à l’Organisation sportive panaméricaine (OSP), l’Association des comités nationaux olympiques (ANCO), World Rowing et Barnescraig & Associates (BCA) ou d’autres questions d’ordre professionnel. En principe, la majorité du travail sera liée au COC et aux questions liées au sport.

LIEU DU CONTRAT
Le ou la titulaire du poste sera basé(e) aux bureaux du COC à Vancouver, CB 1185 W Georgia St #605.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Bureau de la présidente

  • Coordination et gestion de tous les aspects du bureau de la présidente, y compris :
    • Gestion de la correspondance – s’assurer que la présidente soit informée et répondre dans un délai convenable à toutes les lettres, courriels, etc. (80 à 90% en anglais), en collaboration avec l’équipe des communications du COC, selon le cas, pour assurer la cohérence du message;
    • Rédaction de la correspondance simple (courriels et lettres) et d’autres communications, le cas échéant;

Gestion des dossiers conformément aux politiques de conservation et d’archivage des dossiers du COC et de BCA;

  • Coordination de l’agenda de la présidente, y compris la participation à des réunions et événements nationaux et internationaux, y compris les Jeux olympiques, les Jeux panaméricains et les événements de World Rowing;
  • Préparation des voyages, y compris des voyages internationaux importants;
  • Liaison avec l’Organisation sportive panaméricaine, l’Association des comités nationaux olympiques, le CIO, le bureau du président du CIO, le CIAS, World Rowing et d’autres organismes nationaux et internationaux liés au sport, notamment les relations avec les fédérations multisports et les fédérations nationales de sport;
  • Coordination des relations de la présidente avec les partenaires et commanditaires du COC; et
  • Coordination des relations de la présidente avec les gouvernements nationaux.
  • Coordination des visites de délégations étrangères.
  • Coordination (et compte-rendu, si nécessaire) de la participation des représentants du COC à certaines conférences internationales (par exemple, sport et environnement, femmes et sport).
  • Effectuer des recherches sur des sujets donnés, selon les besoins.
  • Autres tâches et projets spéciaux, selon les besoins.


Gouvernance du COC

  • Réunions des membres, de la Session et du conseil d’administration du COC : travail en collaboration avec le personnel du COC, coordination des contributions de la présidente aux ordres du jour et à la préparation des rapports de la présidente, soutien au niveau des séances d’information, notes d’allocution, discours, approbation des procès-verbaux des réunions, etc.; assister à des réunions, soutien sur place et rédiger des procès-verbaux au besoin.
  • Comités du conseil d’administration du COC : coordonner la présence et la participation de la présidente aux réunions des comités, selon les besoins, y compris l’organisation des documents relatifs aux réunions pour l’examen de la présidente avant les réunions.
  • Coordination du calendrier et du processus de suivi pour tout ce qui précède.
  • Ce qui précède s’applique aussi aux interactions de la présidente avec la Fondation olympique canadienne.

QUALIFICATIONS ET APTITUDES ESSENTIELLES

Éducation et expérience

  • 5 à 7 ans d’expérience administrative au niveau de la direction dans un environnement d’entreprise, sans but lucratif et/ou gouvernemental.
  • Diplôme universitaire ou collégial (dans un domaine lié à l’administration de bureau, un atout).
  • Expérience avec un protocole de haut niveau.

Compétences et habiletés

  • Entièrement bilingue en français et en anglais et excellentes compétences en communication écrite dans les deux langues; d’autres langues seraient un atout.
  • Haut niveau d’intégrité personnelle et présente toujours une image hautement professionnelle, tant à l’interne qu’à l’extérieur.
  • Compétences techniques solides et fiables, notamment avec Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint sont indispensables et l’aisance avec les médias sociaux représente un atout;
  • Compétences démontrées en matière d’organisation et de gestion du temps, aptitude à gérer efficacement son temps, à hiérarchiser les charges de travail et les horaires, à respecter des délais variés et souvent serrés et à gérer efficacement les intervenants et les agendas conflictuels.
  • Excellentes compétences interpersonnelles et aptitude à traiter avec des collègues, des partenaires et des intervenants à tous les niveaux.
  • Souci du détail et de la précision irréprochables.
  • Axé sur les résultats avec un sentiment d’urgence; travailler avec le personnel et les intervenants, au besoin, pour insuffler une attitude positive.
  • Capacité démontrée à maintenir la confidentialité et à faire preuve de tact et de discrétion dans le traitement de questions sensibles et confidentielles.
  • Aptitude démontrée à organiser et à gérer des réunions de comités et du conseil d’administration et les documents relatifs à ces réunions; capacité à saisir les points importants de la discussion aux fins du compte rendu de la réunion.
  • Aptitudes démontrées à la pensée critique combinées avec le bon sens; proactivité, sens de l’innovation et des responsabilités, créativité et excellence dans la résolution les problèmes.
  • Capacité à effectuer des recherches.
  • Adaptable et flexible; désireux d’apprendre et de partager des opinions.
  • Esprit d’initiative, proactif et forte motivation pour entreprendre de multiples initiatives avec la capacité de s’adapter aux priorités changeantes et aux délais conflictuels.
  • Capacité à s’épanouir dans un environnement créatif au rythme rapide tout en conservant une attitude positive.
  • Esprit d’équipe fort, capable de travailler en coopération avec d’autres adjoints exécutifs et avec le personnel, à la fois localement et à distance, mais également à l’aise de travailler de manière indépendante.
  • Connaissance et enthousiasme pour le sport amateur sont des atouts
  • Sens de l’humour.
  • Respecte et incarne les valeurs du COC, soit la Responsabilité, l’Excellence, la Passion, le Respect et la Bravoure

RÉMUNÉRATION
Salaire concurrentiel reposant sur l’expérience et excellent ensemble d’avantages sociaux.

POUR POSTULER
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ accompagné d’une lettre de présentation au plus tard le 26 février 2021 à dotation@olympique.ca, en indiquant le titre du poste dans l’objet du courriel. Nous vous prions de ne pas téléphoner. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui auront été choisis pour une entrevue.

Le COC est engagé à garantir que nos processus de recrutement et de sélection ainsi que notre environnement de travail sont inclusifs et libres d’obstacles. Au COC, nous célébrons et saluons la diversité de tous les employés et nous croyons que le fait d’avoir une équipe de personnes avec des origines, des expériences et des points de vue différents ainsi qu’une capacité à travailler ensemble rend notre organisation plus forte et meilleure.

Des arrangements sont possibles sur demande pour les personnes qui participent à toutes les étapes de nos processus de recrutement et de sélection. Veuillez aviser le ou la recruteur(e) pour vous assurer que vos besoins d’accessibilité découlant d’un handicap soient pris en compte. Les renseignements reçus relativement aux arrangements seront traités en toute confidentialité.