Les joueuses d'Équipe Canada célèbrent leur victoire sur le terrain.

Adjoint(e) de direction du chef des finances

Contribuez au développement et au rayonnement d’une marque nationale. Le Comité olympique canadien (COC) est un organisme national privé, sans but lucratif, voué à l’excellence du sport de haut niveau. Le COC est le plus important organisme privé soutenant financièrement le sport de haut niveau au Canada, et il est responsable de tous les aspects de la participation du Canada au Mouvement olympique, y compris les Jeux olympiques et les Jeux panaméricains.

Relevant du chef des finances et situé au bureau du Comité olympique canadien à Toronto, l’adjoint(e) de direction est un membre à part entière de l’équipe des finances, TI et gestion des risques chargé(e) de fournir un soutien administratif de première ligne au chef des finances et d’assurer le fonctionnement quotidien du bureau. L’adjoint(e) de direction appuiera le chef des finances dans son travail quotidien et exécutera diverses tâches administratives. Il ou elle sera aussi responsable de fournir un soutien à l’ensemble des équipes des finances, des TI et de la gestion des risques.

LIEU DU POSTE

Le ou la titulaire du poste sera basé(e) aux bureaux du COC à Toronto, situés au 250 Yonge St. Suite 3000. Nous offrons un modèle de travail hybride qui permet jusqu’à deux jours de travail à distance par semaine.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET PRIORITÉS

  • Gérer toutes les tâches administratives de niveau exécutif, y compris, mais sans s’y limiter, la planification des réunions et des conférences téléphoniques, l’organisation des voyages nationaux et internationaux pour le chef des finances et la maintenance des dossiers
  • Lire et filtrer le courrier et les appels téléphoniques entrants
  • Fournir un soutien administratif, y compris la rédaction de la correspondance, de rapports et d’autres documents
  • Préparer et/ou gérer les communications internes et externes, tout en traitant les informations sensibles et confidentielles avec discrétion
  • Vérifier les délais / échéances pour les demandes entrantes et effectuer une demande de préparation.
  • Gérer adéquatement les communications entrantes et répondre aux demandes de renseignements en temps opportun, provenant de divers intervenants de l’industrie
  • Gérer les demandes quotidiennes reçues par courrier électronique en les organisant, en les hiérarchisant et en les transmettant au chef des finances, au besoin
  • Gestion complète du calendrier, y compris la planification des réunions, la réservation des salles de réunion, la garantie de l’accès à la technologie requise, etc.
  • Aider à établir les ordres du jour des réunions, organiser la documentation complémentaire et agir en tant que secrétaire de la réunion au besoin
  • Organiser diverses réunions de comités, y compris la planification, la logistique, la préparation et la distribution des documents, et d’autres tâches. Cela comprendra des conversations directes avec les membres des comités et du conseil d’administration. Aider à la préparation des documents pour le conseil d’administration.
  • Gérer le budget du chef des finances, y compris la documentation relative aux allocations de dépenses et les dépôts avec la comptabilité
  • Diriger le soutien administratif et opérationnel de l’initiative de gestion des risques d’entreprise
  • Fournir un soutien au personnel de la réception et aider d’autres adjoints administratifs, au besoin
  • Assurer la liaison avec les équipes des finances, des TI et de la gestion des risques et les soutenir, au besoin. Plus précisément, fournir un soutien administratif complet aux responsables des finances, des TI et de la gestion des risques
  • Projets spéciaux selon les besoins

QUALIFICATIONS ET APTITUDES ESSENTIELLES 

Éducation et expérience

  • Diplôme universitaire ou collégial ou l’équivalent (un diplôme dans un domaine lié à l’administration de bureau ou aux finances est un atout)
  • Cinq (5) années ou plus d’expérience antérieure dans un poste similaire

Compétences et habiletés

  • Haut niveau d’intégrité personnelle et présente une image hautement professionnelle en tout temps – à la fois à l’interne et à l’externe
  • Souci du détail et de l’exactitude impeccable
  • Aptitudes avérées en matière d’organisation et de gestion du temps, capacité à répondre à des délais variés et souvent serrés et à gérer efficacement des intervenants et des agendas concurrents
  • Excellentes compétences interpersonnelles, avec la capacité de traiter avec des collègues, des partenaires et des intervenants à tous les niveaux
  • Excellentes compétences en communication verbale et écrite
  • Accent sur les résultats avec un sentiment d’urgence; capacité de travailler avec d’autres employés et intervenants, au besoin, pour dégager une attitude « déterminée »
  • Capacité démontrée à maintenir la confidentialité et à traiter des informations sensibles
  • Aptitude avérée à communiquer avec les membres du conseil d’administration et des comités et à organiser et gérer les réunions et les documents des comités et du conseil
  • Ingénieux(euse) avec la capacité de trouver des moyens efficaces et innovants pour surmonter les défis
  • Compétences démontrées en matière de pensée critique; bon sens
  • Adaptabilité et flexibilité; désir d’apprendre et de partager des opinions
  • Joueur(euse) d’équipe efficace, mais aussi à l’aise de travailler de façon autonome
  • Maîtrise des applications logicielles informatiques dans un environnement Windows (des compétences avancées en PowerPoint sont un atout). Bonne connaissance de Diligence, un atout
  • Connaissance des concepts financiers, un atout
  • Enthousiasme pour le sport amateur et bon sens de l’humour
  • Bilinguisme (anglais/français), un atout
  • Respecte et incarne les valeurs du COC, soit la Responsabilité, l’Excellence, le Plaisir, le Respect et la Bravoure

RÉMUNÉRATION

Salaire concurrentiel reposant sur l’expérience et un ensemble d’avantages sociaux.

POUR POSTULER

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ accompagné d’une lettre de présentation au plus tard le 17 août 2022 à dotation@olympique.ca, en indiquant le titre du poste dans l’objet du courriel. Nous vous prions de ne pas téléphoner. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui auront été choisis pour une entrevue.

Le COC est engagé à garantir que nos processus de recrutement et de sélection ainsi que notre environnement de travail sont inclusifs et sans barrière. Au COC, nous célébrons et saluons la diversité de tous les employés et nous croyons que le fait d’avoir une équipe de personnes avec des origines, des expériences et des points de vue différents ainsi qu’une capacité à travailler ensemble rend notre organisation plus forte et meilleure.

Comme condition d’emploi et afin d’assurer la santé et la sécurité des employés du Comité olympique canadien, les candidats retenus pour un poste devront accepter de confirmer et de produire une preuve de vaccination contre la COVID-19. Cette condition d’emploi est sujette à toute exigence d’accommodement liée aux droits de la personne, notamment pour des motifs religieux, un handicap ou tout autre motif protégé en vertu des droits de la personne.

Des accommodements sont également possibles sur demande pour les personnes qui participent à toutes les étapes de nos processus de recrutement et de sélection. Veuillez aviser le ou la recruteur(e) pour vous assurer que vos besoins d’accessibilité découlant d’un handicap soient pris en compte. Les renseignements reçus relativement aux arrangements seront traités en toute confidentialité.