Stagiaire, Événements

Contribuez au développement et au rayonnement d’une marque nationale. Le Comité olympique canadien (COC) est un organisme national privé, sans but lucratif, voué à l’excellence du sport de haut niveau. Le COC est le plus important organisme privé soutenant financièrement le sport de haut niveau au Canada, et il est responsable de tous les aspects de la participation du Canada au Mouvement olympique, y compris les Jeux panaméricains.

Relevant de l’équipe de la marque, ce poste apporte une aide administrative au secteur du marketing expérientiel. Il contribue à la planification et à l’exécution des initiatives et des événements de financement et d’entreprise du Comité olympique canadien comme l’indiquent son plan stratégique et son plan d’affaires.

DURÉE ET LIEU DU STAGE :
Quatre (4) mois (septembre à décembre 2017). Il sera possible d’adapter l’horaire au besoin, avec un minimum de 16 heures de travail (équivalent à deux jours) par semaine. Les candidats doivent préciser leurs disponibilités lorsqu’ils posent leur candidature. Ce stage se déroulera au bureau du COC à Toronto situé au 21 St. Clair Ave E Suite 900, Toronto, ON, M4T 1L9

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
La personne qui occupe ce poste prêtera assistance aux secteurs des événements et du marketing expérientiel ainsi qu’aux opérations et aux services aux membres. Elle aura, sans s’y limiter, les responsabilités suivantes :

Soutien au marketing expérientiel et événements de marque

  • Aider à la coordination du matériel d’événement, notamment :
    • la recherche de sites et la constitution de banques de sites;
    • la création de documents de demande de propositions;
    • l’élaboration des besoins en matière d’installations audiovisuelles, de décors, de nourriture et boissons, de divertissement, de voyage et d’hébergement lors d’événements
    • l’élaboration de menus;
    • la mise à jour des listes et la tenue de registres.
  • Entretenir l’inventaire de la signalisation réservée aux événements du COC et du matériel propre à la marque; commander des affiches et du matériel supplémentaires, au besoin.
  • Organiser l’expédition et le rapatriement des produits et du matériel pour les événements.
  • Tenir à jour le calendrier des événements et les outils de planification.
  • Organiser les dossiers et élaborer des cartables d’événements.
  • Aider à l’élaboration des bilans des événements.
  • Toute autre tâche assignée par l’équipe du marketing expérientiel.

Soutien aux services aux opérations et aux membres

  • Suivre, organiser et superviser :
    • les confirmations de présence pour près de 200 invités, incluant les demandes spéciales et les restrictions alimentaires;
    • les vols et le transport pour près de 200 invités, incluant la coordination des arrivées et des départs.
  • Comparer les listes d’hôtels aux listes d’inscriptions et signaler toute erreur aux responsables de l’inscription.
  • Entretenir l’inventaire du matériel des opérations et des services aux membres, ainsi que commander du matériel supplémentaire au besoin, en respectant les budgets approuvés.
  • Emballer tout le matériel nécessaire pour l’événement.
  • Créer et classer les insignes porte-nom.
  • Assister à toutes les réunions du conseil et la Session.
  • Aider le personnel de l’événement sur place.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES ESSENTIELLES :

  • Nécessité d’effectuer un stage menant à l’obtention de crédits d’études universitaires ou collégiales en gestion d’événements, en marketing ou en hôtellerie/tourisme
  • Esprit d’entreprise, motivation et sens de l’initiative
  • Bonnes aptitudes en communication écrite et orale
  • Entregent et assurance pour traiter les questions délicates et urgentes
  • Aptitude éprouvée à reconnaître les priorités et à traiter plusieurs tâches simultanément
  • Aptitude à bien travailler sous la pression
  • Capacité à travailler de manière positive au sein d’une équipe
  • Attention aux détails et minutie
  • Connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
  • Le bilinguisme (anglais et français) est un atout
  • Nécessité de voyager et de travailler certaines fins de semaine

RÉMUNÉRATION :
Il s’agit d’un stage non rémunéré offert aux étudiants. Aucune allocation de déménagement n’est offerte.

POUR POSTULER :
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ accompagné d’une lettre de présentation d’ici au le 30 juin 2017 à dotation@olympique.ca, en indiquant le titre du poste dans l’objet du courriel. Nous vous prions de ne pas téléphoner. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui auront été convoqués à l’entrevue.

Club Olympique